Columnist voor een dag: Eli Draaisma

16 maart 2015
2manydots

Eli Draaisma Eind november van het afgelopen jaar heb ik besloten, na 38 jaar, om een streep te zetten en te stoppen met werkzaamheden op gebied van arbeidsverhoudingen voor directies en ondernemingsraden, verenigingen, SER-CBM, SzW, schrijven van columns, etc. En te kiezen voor de meer aangename zaken van het leven, zoals reizen, schilderen, enz. Meer dan 500 columns heb ik geschreven, aan onderzoeken en boeken meegewerkt op gebied van arbeidsverhoudingen.  Afgelopen jaar beloond met het Ridderschap in de Orde van Oranje Nassau, zie ik  als kroon op het werk. Maar als er dan een vraag komt van “Eli, wil je voor één keer columnist zijn voor een dag voor de OR Supportdesk nieuwsbrief”, kriebelt het en pak je de handschoen op. Ik ben nog bezig met een laatste boek, Public Relations voor de OR en denk dat deze kleine schets een aardige bijdrage kan zijn in  jullie communicatie.

Nu weet ik dat in veel grote bedrijven PR vaak gedaan wordt door de daar aanwezige afdeling en ook de OR er gebruik van maakt, maar in kleinere bedrijven is PR vaak een ondergeschoven kind. Elke OR heeft te maken met uitstraling naar de achterban, directie en externen en menig Dagelijks Bestuur van een OR moet vaak alle zeilen bijzetten om de OR zodanig te promoten, dat het de waardering krijgt die het verdient. In mijn functies binnen ondernemingsraden heb ik veel te maken gehad met PR en ja, anderen weten het altijd beter. De beste stuurlui staan (immers) altijd aan wal en natuurlijk zakt je regelmatig de moed in de schoenen, als je inzet niet oplevert wat je voor ogen hebt. Toch is er maar één remedie hiervoor: doorzetten en zeg tegen degene die commentaar heeft, er is altijd een vacature bij de OR voor PR werk. In de praktijk druipen ze dan een voor een af. Maak gebruik van media, dat is iets waar je als OR niet zonder kunt, maar bedenk wel dit, laat de media jou niet gebruiken. Ik kom hier nog wel op terug.

Public Relations is een handvat om te gebruiken in de communicatie naar de buitenwereld, zoals achterban, directie, toezichthouders en externen. Door goede PR te voeren kun je zorg dragen voor een optimale binding met voornoemde relaties. Ook het wederzijdse begrip van standpunten in moeilijke zaken, o.a. reorganisatie, kan door PR in goede banen worden geleid. Veel gemaakte fout binnen een OR is de communicatie. Vaak is dit een éénrichting publicatie terwijl tweerichtingsverkeer noodzakelijk is voor juiste communicatie. Het bevorderen van communicatie is de belangrijkste taak van een PR commissie, een OR moet niet zonder een PR commissie willen functioneren. Vaak wordt de PR overgedragen aan de secretaris of de ambtelijke secretaris maar deze hebben steun nodig. Wil je PR werk goed doen dan kost dat tijd, maar de investering hierin levert ruimschoots rendement op. Met behulp van mondelinge en schriftelijke communicatie zoals telefoongesprekken, presentaties, stukken in OR bladen of eigen huisorgaan, folders, brochures, sociale media en eventueel audiovisuele communicatiemiddelen zijn de uitgelezen mogelijkheden om het contact met doelgroepen te onderhouden en verbeteren van het imago (het beeld dat buitenstaanders van de vereniging hebben). En ieder weet dat allerlei gebeurtenissen het beeld kunnen aantasten. Denk hierbij aan conflict situaties binnen het bestuur van de OR. Het niet alert zijn en/of regeren op persoonlijke indringende zaken bij de achterban kan een enorme verstoring aanbrengen in de opgebouwde relaties. PR-functionarissen worden steeds belangrijker binnen een OR, is mijn opvatting. Een communicatieprobleem verdient planmatige aanpak. Door uit te gaan van een vaste structuur kun je gemakkelijk inzicht krijgen in de aard van het probleem en mogelijke oplossingen ervan. Een opzet van een PR plan is nodig om alles goed inzichtelijk te krijgen. Hoe je communiceert en in welke vorm je dat doet is een belangrijke afweging om je doelgroepen te bereiken. In vroegere tijd werd de stadsomroeper gebruikt en tijdens bijzondere gelegenheden zie je die nog wel eens verschijnen. Nu gebruiken we computers, het snelle internet en de sociale media als communicatie medium. Wat voor middel je ook gebruikt; zorg voor duidelijke communicatie, de boodschap moet helder over komen bij je doelgroepen.

Nu hoor ik jullie al zeggen, allemaal leuk en aardig maar we hebben al zo weinig tijd, wellicht dat het volgende je kan helpen. Voor de opzet van een PR-commissie is dit tevens een leuk handvat richting directie. Ik wens jullie allen een goede PR toe.

Race tegen de klok

“Moment, doe ik straks even! Geen tijd bel me morgen maar even! Ben even bezig kom over een uur maar even langs! Maak maar even een afspraak met de secretaresse!”
Elke dag is het weer een race tegen de klok om alle werkzaamheden gereed te krijgen. Ook al plannen we nog zo goed, er zijn altijd weer onverwachte zaken die niet te voorzien zijn. Op het werk de zaken niet voor elkaar gekregen door tijdgebrek, wacht er nog OR en/of verenigingswerk dat af moet en dan spreek ik nog niet eens over de privé zaken van het thuisfront. Kinderen moeten naar sport, muziekles of andere maatschappelijke activiteiten. In deze situatie staat dit op de laatste plaats, terwijl dit in feite op de eerste plaats moet staan. Je gezin is het belangrijkste onderdeel in je totale functioneren. Een goed thuisfront geeft je vleugels, zelfs zonder Red Bull. Waarom hebben we toch steeds die tijdsdruk op onze schouders? Foute planning? Te veel zelf willen doen? Denken dat een ander het toch niet zo doet zoals je wilt? Er zijn allerlei argumenten te bedenken waarom het niet goed gaat. Daarom willen veel (jonge) managers graag naar een vierdaagse werkweek om de tijdsdruk wat weg te nemen van het werk. In feite moeten deze mensen (en ik weet dat het tegen het zere been is) een schop onder hun achterste hebben. Een normale gezonde man of vrouw kan met gemak een vijfdaagse werkweek aan, ook van 50 of 60 uur. Neem maar een voorbeeld aan zelfstandigen! Zaak is …te zorgen dat alles wel naar wens verloopt. Een van de activiteiten is eens goed te kijken naar je internetmail. Hoeveel tijd ben je kwijt aan mail, het lezen, het beantwoorden en het schrijven. Veel mensen beantwoorden alle mail, willen daarnaast weten of de mail ontvangen is en slaan alles op in rubrieken. Gelukkig wordt de meeste spam tegengehouden door filters maar al met al 50 tot 200 mailtjes op een dag is niet vreemd. Als we uitgaan van het gemiddelde van 100 mailtjes lezen en beantwoorden x 3 minuten, ben je al 300 minuten = 5 uur!!!! bezig met mail. Als je in staat bent om dit te verminderen met 50% verdien je tijd. Stel jezelf een doel, bijvoorbeeld 50 mailtjes per dag. In het begin zal dit redelijk problemen geven maar je zult zien dat na enige tijd je mailverkeer afneemt en je meer tijd hebt om andere zaken goed te doen. Voor de medezeggenschap ligt hier ook een terrein open, als je binnen je bedrijf het mailverkeer met slechts 10% kunt verminderen levert dit op jaarbasis al een geweldige besparing op. De achterban zal dankbaar zijn dat dit onderwerp op de OR agenda wordt geplaatst. De directie zal dit initiatief omarmen, zo snijdt het mes aan twee kanten. Veel collega’s zitten met het tijdsdruk probleem van mail- afhandeling, biedt hun een helpende hand. Maak het bespreekbaar binnen het bedrijf en ga de (mail) strijd aan met de race tegen de klok.

2 Reacties. Geef een reactie

Nou weer een mooie columm en goede adviezen

Beantwoorden

Leuk stuk om te lezen Eli. En helemaal mee eens; PR is belangrijk voor een OR, het is je imago naar je achterban toe en moet niet onderschat worden. Chroom niet om teksten professioneel te laten nakijken. Het verdient zichtzelf terug.

Beantwoorden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *